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    数字化交付:设计院行业的救星来啦!

      [  中关村在线 原创  ]   作者:  |  责编:王征
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        在现今的数字化时代,各个行业都在向“数字化”靠拢,各大设计院,为了设计、审查、施工更便捷,也开始谋划着如何实现“设计文件数字化交付”,然而并不是每次“变革”的过程都像想象中那么顺,比如,广东江门市某电力设计院,在图文档生命周期管理、工作效率、信息安全等方面都存在着种种trouble。

    文件流转过程繁杂

        该设计院的文件流转流程不清晰,缺乏统一管理,图纸经常不能准时交付,导致工程拖沓,尽管员工已经常加班,也仍然有大量文件不能及时输出,严重影响了工作效率。

    数字化交付:设计院行业的救星来啦!
    图纸经常不能准时交付,导致工程拖沓

    信息安全隐患过大

        该设计院很多设计图纸都需要外包到快印店输出,不仅效率低下,而且有时内部的一些机密信息也会在外包的同时被泄露出去,信息安全存在很大隐患。

    数字化交付:设计院行业的救星来啦!
    信息安全存在很大隐患

    成本管控难以实现

        该设计院文印输出存在严重的浪费现象,设备状况不佳,每年需投入20多万元进行设备的更新和维护,难以实现成本的合理管控,导致投入和回报严重的不平衡。

    重构业务流程管理体系 实现图文档全生命周期数字化管理

        图文档全生命周期解决方案(“享印ECM系统”和“ScanPath扫描捕获系统”)亮了出来~为其重构了业务流程驱动档案管理体系,全面梳理及调整了文件出版、档案管理等流程,逐步引导该设计院实现了图文档生命周期的数子化管理。

    数字化交付:设计院行业的救星来啦!
    重构后的设计院业务流程驱动档案管理体系

        享印ECM系统为该设计院提供了一个电子文件管理及协同办公的统一平台,涵盖了组织运营涉及的图文档管理、协同办公、审批管理、无纸化、数据安全管理等内容,可支持整个企业文档内容生命周期内各个阶段的信息管理、协同和应用。

        ScanPath扫描捕获系统可自动识别图框中的工程名、编号、阶段并按规则重命名;ECM读取ScanPath重命名后的文件,将被导入到系统中对应的项目文件夹中,如此,各相关部门就可以在系统中实现关键词查询、读取,并可调用项目各阶段的文件,如有需要还可以随时从系统中调用已归档文件,进行二次输出。

    完善硬件及软件系统 有效提升效率&杜绝信息外泄

        效率和安全方面,柯尼卡美能达不仅采取了一系列措施提升了该设计院的业务效率,而且帮助其构建了集中管理、安全共享内容平台,既提高了内部协同能力并规范了数据管理,也实现了对信息安全的严格管控。

        柯尼卡美能达在该设计院原有设备的基础上,为其导入了小柯家高速彩色多功能复合机bizhub C754/C654及ECM、ScanPath等文档流转及管理系统。

    数字化交付:设计院行业的救星来啦!
    柯尼卡美能达高速彩色多功能复合机 bizhub C754

        柯尼卡美能达还结合了现有的员工域账号和员工卡,帮助该设计院实现了刷卡认证输出。

    数字化交付:设计院行业的救星来啦!
    刷卡认证

    提供人性化服务 提升用户满意度

        为了帮助该设计院有效管控成本、提高服务质量,小柯也费了不少心机,但能让客户满意,小柯也很有成就感啦~

    数字化交付:设计院行业的救星来啦!
    柯尼卡美能达的优质人性化服务

        柯尼卡美能达为该设计院派驻了驻场人员负责出版业务及档案管理业务,同时为其提供了抄表服务以保证机器的良好运行状态,还可根据设备使用状况及时提供硒鼓等耗材。

        若机器发生故障,柯尼卡美能达也能保证以最快时间响应,从而帮助该设计院每月节约了20%左右的成本并大幅提升了用户满意度。

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