办公成本节省之道 开源节流三大方向

开源节流从办公设备开始

●开源节流从办公设备开始

    【中关村在线办公打印频道原创】经济危机下，国际经济形势的不景气，对国内企业也产生了一定的冲击，许多公司采用开源节流的措施来增强竞争力，首先可以考虑从IT设备的采购开始，尤其是办公设备。因为在企业办公中，办公设备的采购与后期维护、耗材等投入在整个IT设备支出中占有较大的比例，所以节省成本，可以考虑首先从办公设备开始。本期我们的讨论的内容就是企业如何才能在办公设备采购、使用、维护中尽量做到节省开支。

并不算好的经济形势在股票走势中的体现

    与其它IT设备不同的是，办公设备在采购之后的成本支出在整个TCO（Total Cost Ownership）总体成本中占有重要的比例，所以当用户选择了一套设备之后，随之而来的潜在成本有时会给用户带来更大的冲击。

打印成本计算公式

    我们将一台普通打印机的TCO成本计算方法拓展到一个企业所需办公设备的成本，拥有的所有办公设备实际总体成本TCO＝首次采购成本＋耗材成本＋维护成本。

    当打印量较小时，首次采购成本在总成本中占绝对比重，所以选择经济型办公设备是一件很重要的事情，但是当打印量增加时，耗材成本开始成为决定性的因素。所以耗材成本是后期开支的一个重要组成部分，同时办公设备的维护费用也是一笔不小的开支，而如何能在满足用户需求的前提下尽可能多的节省支出，成为摆在大大小小企业面前的一个难题。

控制成本线从采购开始

●控制成本线从采购开始

    无论是对于纸张输出量较小的用户还是较多的用户，前期采购办公设备决定了后期成本控制的方向，因为在选定设备的前提下，耗材使用成本和维护成本会固定在某一个费用区间内而难以在节省支出上有所突破。

    笔者提倡的采购原则有以下几条：

    1、将企业办公采购作为一个整体进行，在具体到不同的部门或者特殊需求时，再单独进行采购方案策划。这样有利于避免大量重复设备的采购。

    2、如果将采购设备看作一个供给方，而办公需求看作一个需求方，两者在尽可能的情况下达到一个平衡，如果供给方提供的资源较大，会支出过多的采购成本，同时也会增加后期耗材支出与维护支出；如果需求大于供给，产生的后果是虽然费用降低了，但是不能满足企业办公的需求，降低办公效率，对企业盈利的影响可能会远远大于节省的费用，这样就得不偿失了。所以，采购方案的制定最好能刚刚好满足企业需求。

    3、设备选择原则：单功能办公设备的组合与多功能一体机同样能满足用户需求的情况下，尽量选择多功能设备，但是当集成度较高的设备需要支出巨大的采购费用时，可以考虑单功能设备与多功能设备的组合来达到同样的目的。例如：用户需要高效输出彩色文档，而又需要黑白文档输出，同时还需要复印、扫描、传真功能，有几种选择，一种是集成度较高的高端彩色多功能激光一体机，另一种是黑白激光一体机+商务彩色喷墨打印机，还有一种是黑白激光打印机+商务彩色喷墨一体机，相比之下，在同样能满足用户需求的情况下，后两种选择时的采购成本要比第一种选择低很多。这仅仅是一个简单的例子，实际情况可能会更加复杂。

    4、选择办公设备一定要考虑使用成本和维护成本，例如同样两款打印机，功能和性能类似，采购价格也相差无几，这时需要采购者了解两者可选择哪些类型的耗材，需要首先考虑原装耗材的成本和兼容耗材的成本，还有打印机的稳定性，因为稳定性决定了打印机的后期维护。如果选择兼容耗材，一定要权衡使用兼容耗材所可能发生维护成本高的情况出现，同样防止避免得不偿失。

使用技巧、合理管理节省开支

●使用技巧、合理管理节省开支

    据调查，办公室内的打印成本浪费率高达40%，25%为打印与工作无关的私用资料，15%则是不负责任的打印浪费。同时，通过多种办公设备使用技巧，不仅能大量节省打印成本，还能避免因操作不当引起的维护成本的支出。

办公中常见的纸张浪费（图片来自网络）

    在此举三个小例子，不少打印设备都具有双面打印功能，但是真正使用该功能的用户却很少，使用双面打印功能可以节省纸张近1倍。具有网络功能的打印设备也越来越多，如果将网络打印机接入一个办公网络中，至少一个小部门的文档输出就可以由一台设备解决，不仅大大提高设备利用率，还可以节省单独构建打印服务器的费用，简单有效。无论是喷墨还是激光类办公设备，在打印选项中都会有草稿模式、省墨模式或者是快速模式的选择，而在日常处理一些非正式文档时，用户便可以选择该模式，同样能够大大节省耗材的支出。

    除了上面三个小技巧之外，对于一些大型的办公解决方案中，合理的打印管理同样可以规避浪费，比如只有通过身份识别的人才能使用，而且还能防止机密信息泄露，或者是按照一定的程序来处理复杂的办公工作，这些可以交给专门的办公管理软件或者硬件管理设备来解决。

    某些大型办公设备也会随机附带软硬结合的管理系统，有助于集中管理，节省打印成本。其中某些品牌还具有全包服务，例如富士施乐为包括ApeosPort-III C2200在内的数码多功能设备提供FSMA全包服务。采用该服务后，用户只需根据每月的实际印张数支付费用，就可享受设备的定期保养、及时更换耗材、维修并更换零部件，确保设备始终处于最佳运行状态。这也是企业的另一种选择方案。

    所以，节省整体办公成本，选购合适的打印机后，使用技巧和合理管理同样有助于规避浪费打印。

如何选择耗材节省开支

●如何选择耗材节省开支

    无论是何种办公设备，只要处于工作状态，就需要支出耗材费用，而耗材费用也是一个综合的项目，可影响的因素众多，简单来看，墨盒、硒鼓、粉盒、纸张是我们最常见的耗材，还有一些不常见的，例如办公设备内部的易损部件等。

HP 原装耗材

    耗材市场上鱼龙混杂，用户该如何选择也是一个难题。原装耗材：使用成本高，输出品质也高，设备稳定性好，能避免由于非原装耗材带来的维护费用的支出。兼容耗材：品牌知名度较高的兼容使用成本低，输出品质尚可，设备稳定性一般。假冒耗材：使用成本不一定低，输出品质无保证，可能会带来严重的设备损坏问题。灌粉与灌墨水：使用成本最低，但是需要一定的技术要求，输出品质较差，设备稳定性较差。

智通兼容硒鼓

 
墨粉和硒鼓

    在以上4中耗材选择方式中，原装耗材与知名度较高的兼容耗材是首选，而假冒耗材与灌粉、灌墨水的方式在此并不鼓励。用户需要根据实际需求来选择相应的耗材选择方案，例如选择一台专用设备使用原装耗材输出正式的文本资料或者照片，而输出量较大的需求则通过兼容耗材来解决。

    同样，实际使用需求情况较为复杂，而耗材选择方案也是一个需要精打细算的部分。

    结语：从设备采购、使用技巧及管理和耗材选择三大方面来节省办公费用的支出，只有每一项都做到最好，才能有效节省开支，有助于公司整体的开源节流，但是这样的事情最终是落实在人的身上，所以专业的采购者、使用者甚至配套服务也是必不可少的部分，尤其对一些大中型复杂的办公应用环境中，采购者和使用者的办公设备专业知识和使用技巧显得更加重要。