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    巨量文书工作 如何变成顺畅的信息流

      [  中关村在线 原创  ]   作者:  |  责编:王征
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        “我们每个月在六个代理权之间创建 250,000 份文档,”位于加州南部的 Gosch Automotive Group 的副总裁兼财务总裁 Richard Rodgers 说:“根据法律,与汽车销售有关的文书工作,包括合同、赊购申请书、DMV 文书工作等,以及交易文档必须保留十年。 我们的服务相关记录,例如,维修记录、保修文件、技术员的备注、发票等,则必须保留七年。”

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        在几乎所有的标准下,那是充斥整部汽车的文件! 而且,在他们采用数字文档管理解决方案之前的日子里,Gosch 租下整个办公室以外的大楼来存储文书工作,同时,代理权公司也在办公室内的任何角落贮藏文书工作。Gosch 每年也在服务局成本上花费相当大量的金钱,将记录烧录到光盘上以进行安全保管和备份。

        很多基于纸张的代理权信息都非常宝贵。遵循管制是至关重要的,因此,若遗失任何纸张,代价将相当沉重。“在营业办事处,如果有某项赊购申请被拒绝,您必须能够在七年内都可以出示该文档,”Rodgers 说:“如果您做不到,就必须承担昂贵的法律行动。 因此,知道您已经妥善保护那些文档以遍可以快速使用是非常重要的。” 在服务记录方面,每个汽车制造商都需要不同的文件。

      汽车代理权集团每个月雇佣 625 名人员来创建 250,000 多份文档。其中大部分需要保留 7-10 年。使用基于纸张的系统,该代理权公司在办公室外和办公室内的所有地点存储文档。管理这么多文档需要更有效的方法。

      先为汽车销售与服务记录相关的文书工作创建文档管理解决方案,最后扩展到簿记职务。大量减少纸张和存储的需要,同时提供更简易的使用、改进的工作流程以及更佳的生产效率。逐步将传承的文档扫描到系统中。

      这正是柯达乐芮所擅长的。Advanced Document Solutions, Inc.采用柯达乐芮 i40 型和 i260 型扫描仪,以及FileBound 内容管理解决方案帮助Gosch Automotive Group应对这些难题。   

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    柯达i40高速扫描仪

    以汽车代理商为主发掘文档成像
        当 Rodgers 在两年前加入 Gosch 时,他知道文档采集/存储/访问解决方案是必需的,这使他想起在先前的工作中搜索类似以汽车为目标之系统的不愉快经验。 “我记得那是无数的执行费用和并行许可证成本,”他解释: “过后,当我与 Mike(Advanced Document Solutions, Inc.或 Adocs 的Brown 和 Hawley)讨论时,他们的建议书中并不包含那些费用。”

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    Gosch Automotive Group公司职员

        在2005年开始研究他的解决方案时,Rodgers 很快地发现 ADocs 的独特优点在于,市场上的很多竞争者都没有建立着重于汽车代理权独特需要的系统。

        “我们在代理权的运作方式上非常吻合,而且我相信这将可为我们提供一个绝佳的优势,创建可提供卓越文档管理同时指出业务的精确和复杂性的系统。”领导销售和行销工作的Adocs 共同拥有者 Mike Brown 说道。 “例如,我们都知道有一种带有非标准表格的交易文档,包括 32 多英寸长的那种。”负责 IT 专业服务的Adocs 另一位拥有者 Mike Hawley 说:“要指出这类文档的存在,我们建议使用具备扩充 RAM 的柯达 i260 型扫描仪。”

        Gosch 从利用柯达 i40 型扫描仪的分布式扫描获得利益,因为在完成文档之后,代理权公司就可以立刻进行扫描以提交批准和发送。 “在销售人员的扫描工作和服务文档,以及其他的分布式需要方面,我们都非常喜欢 Gosch 采购的柯达 i40 型扫描仪。”Brown 表示。 Rodgers 也认同硬件方面的选择。

    “    我们对于 i40 型扫描仪的稳健程度感到吃惊。”Rodgers 说: “我们可以在非常短的时间内将几千几万份文档放入这些设备。 应该有 140 万份那么多,而它们所提供的速度和一致影像质量却非常杰出。”

        柯达采集软件也是分布式扫描的理想选择。“您面对的是很多不精通于技术的人员,因此,大型按钮是一项额外功能。 他们只需放入文档,按下绿色按钮,执行质量控制或索引编排,就大功告成了。”Hawley 表示。 ADocs 特别偏爱柯达产品。 “我们在很多年前就已经与柯达紧密协作,当时我们经营服务局业务。”Brown 回想:“他们的扫描仪永远使用卓越的可靠性来完美建构。我们在创办 Adocs 时也参加了柯达授权影像零售商计划。” Adocs 的总部位于洛杉矶北部的 Valencia。

        FileBound 软件是 Gosch 后端文档存储和检索系统的完美配件,因为它可以升级到 Gosch可能抵达的任何容量限制。“目前,大约有 200 个用户使用该系统,而且我们可以限制员工对数据和功能的访问权限。”Rodgers 说: “ADocs 为我们定制 FileBound 软件的方式,使这个解决方案远比我们投资的一些其他系统更灵活。”

    从现在开始,然后回溯
        Gosch 的最初目标是让现有的员工扫描当前的文档。 现在,Gosch 雇佣指定的“回溯文件扫描仪操作员”- 入门级的人员或学院的学生,以反向年代顺序在传承文书工作中逐步回溯扫描。

        Adocs 的解决方案逐渐在整个代理权公司中展开。 “我们拥有一个中央化的应付款功能。”Rodgers 说: “现在我们可以更好的控制和及时处理以发送到其他部分的人员。 这是一个巨大、需要大量劳工的操作,但我们已经大大地简化了它的流程,消除代理权级别的复制操作。” Gosch现在也扫描供应商的保险证书、复制所有的保险表格、所有的票据、租借协议、纳税申报单、税款支付,以及其他的重要数据。

        感谢 Adocs 实行的功能,Gosch 现在可以利用维修单上预先打印的条码,以及生成条码来确定通行码,例如商店编号和文档编号。 这些通行码与访问表进行对照以填入用来搜索个别文档的索引。

    改变业务和文化
        将用户使用习惯迁移到电子系统是一项挑战。 “我们不只是改变营业的方式,我们也改变了文化。”Rodgers 说: “我们将一张纸移开,而人们却喜欢握住那张纸。 不久他们发现自己可以更快的访问、查看和参考文档,并在需要时打印出来。他们会很快的走出畏惧并接受成为重要的支持者。现在,当人们来拜访我们的时候,他们都喜欢炫耀我们的系统。”

        在实践的程度上,Gosch 的员工不再需要拉出档案,然后再将它放回,以及担心它现在可能已经坏了。在研究及调和时可从桌面简易访问簿记部门。交易文档由中央化的帐户系统处理,而不是在不同的代理权中处理。

    时间与金钱的改进节省
        “我们实现了卓越的生产效力优点,但我们最大的节省将会在一或两年后当我们回溯扫描我们的大量重要文档时实现。”Rodgers 表示:“我们在办公室以外的存储成本很高,但这些都将会消失。这么多年来,我们都将所有的月底报表送到服务局烧录成光盘。现在,我们可以下载文本文件然后直接输入 FileBound 软件。我们现在支付于外部服务上的金钱不会再比系统的折旧更多。在一到十的评分制中,我可以说我们取得了九分以上的满意程度。”

        “该计划是一个进行得非常完美的进展。没有ADocs,我们将无法完成这个项目。他们在定制 FileBound 软件时非常尽责和采用革新的方式进行,而且让我们深信不疑的是,他们在我们的业务和汽车代理权中使用最佳的柯达扫描仪。”Rodgers 总结。

        通过在 Gosch 取得成功的鼓励,ADocs 计划将他们的代理权解决方案带到“国家汽车经销商协会”(NADA’s) 的常年展览会上,进行全国性的宣传。此外,他们也会将崭新的柯达 100 智能网络扫描仪集成到他们的选项中,相信它的易于使用会使它成为非技术人员执行的分布式扫描的理想选择。

    oa.zol.com.cn true //oa.zol.com.cn/615/6152596.html report 6483 “我们每个月在六个代理权之间创建 250,000 份文档,”位于加州南部的 Gosch Automotive Group 的副总裁兼财务总裁 Richard Rodgers 说:“根据法律,与汽车销售有关的文书工作,包括合同、赊购申请书、DMV 文书工作...
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