科学管理高效办公 佳能助力横河电机

    横河电机公司1915年创建于日本东京，旗下83个企业集团遍布世界29个国家和地区，员工超过20,000人，在工业控制行业是全球最为专业的跨国公司之一。横河电机集团在中国的统括公司----“横河电机(中国)有限公司”，旨在通过强化销售、技术支持、工程、售后服务等方面职能，适应中国工业自动化市场的多元化需求。

    这样一家集销售、技术、工程、售后等全方位业务与一身大型企业，在企业日常运营方面都遇到了商务输出问题的巨大挑战，且看佳能如何以全面的商务输出方案帮助横河电机（中国）有限公司压缩成本、提高效率。

佳能iRC4580i和iR2800两台数码复合机

一、办公设备的问题与挑战

不能分部门统计纸张输出无法独立核算部门成本

    因没有准确统计记录，无法得知各部门的实际打印量及花费，只能按照各部门人数粗略分摊总体办公成本，无法做到准确、公平。

垃圾传真多造成纸张浪费

    设为自动接受状态的传真机会自动输出大量的广告传真，占总体传真数量的50%，造成极大浪费。

文件扫描电子化繁琐标书外包成本高

    160多名员工共用3台传统扫描仪实行电子化办公，总务部、财务部等部门大量原件存档备份工作耗时耗力。

    原有复合机无法彩色输出，营业部门平均每月外包大约2万张标书制作，成本很高。

二、佳能解决方案

iWAM记帐管理结合部门ID 准确计算各部门办公输出成本

    佳能iRC4580i和iR2800两台数码复合机的部门ID管理功能与iWAM记帐管理软件相结合使用，轻松解决了横河电机分部门统计使用成本的难题。

    iRC4580i最多可以注册1000个部门ID和密码，完全可以满足横河电机的需求,iWAM记帐管理软件可以同时管理多台复合机。IT管理人将每个部门的财务帐号作为部门ID，并为每个部门设定密码。所有的使用者在打印、复印或者扫描时，输入部门ID和部门的密码，配合iWAM记帐管理软件每个部门员工的使用记录便轻松而得。每个月财务部根据IT管理人员提供的各部门使用数据，准确快捷的计算出各个部门的打印、复印、传真等成本，由于有准确的数据支撑，各业务部对这样的分摊方式也非常满意。随着公司整合业务的日臻成熟，横河电机也正在考虑进一步细化管理，比如部门使用量限定，黑白、彩色用量限定等，以便达到细化成本的目的。这些佳能iWAM软件都能帮助横河电机轻松实现。

垃圾传真全部截留减少50%以上传真用纸

    iRC4580i的传真转发功能拦截住了所有的垃圾传真。现在，外部传真经iRC4580i接收后，转发至管理专员的本地文件夹内，这样管理员就会将广告等垃圾传真全部删除，办公传真再以邮件形式转发给相关人员，必要时候再进行输出，尽量将纸张传真转化为无纸传真。比起以前所有的传真自动纸质输出，现在至少节省50% 以上传真用纸。

iRC4580i 高速彩色输出和彩色扫描节省成本、提高效率

    在打印和复印输出方面，iRC4580i 可以实现每分钟40页的高品质彩色输出，速度和色彩质量完全满足业务部门标书制作的需求，标书印刷工作现在由自己的复合机完成，仅把热胶装订外包，节省大量成本投入。

    在扫描发送方面， “彩色多元发送功能”极大地方便了文件电子化过程，如业务部与客户往来的报价签字件，需要回传或存档备份，研发部门一些纸质设计稿需要彩色扫描等等，均可通过iRC4580i进行全彩色扫描，发送到个人邮箱或者个人电脑上。现在员工都使用这项功能取代传真发送，节省大量传真费。

三、总结

    佳能的解决方案改善了横河电机分部门分摊办公输出费用的难题，传真转发截留广告

    垃圾传真，节省50%以上传真用纸；高速彩色输出和扫描，将外包标书制作内部完成，同时加快纸质文件电子化效率